Совокупная стоимость владения (ССВ), по-английски это звучит как Total Cost of Ownreship (TCO) - по праву является одним из основных инструментов в экономическом анализе ИТ. Само понятие совокупной стоимости владения было разработано безотносительно к ИТ и применимо к любому активу – зданиям, сооружениям, оборудованию и т.д. Для ИТ важность этого понятия определяет соотношение первоначальных и эксплуатационных затрат – годовая сумма эксплуатационных затрат значительно превышает первоначальные вложения. Наряду с этим ряд категорий затрат, учитываемых в рамках модели ССВ, весьма трудно поддается исчислению, а результаты определения ССВ сильно различаются в зависимости от методики расчета.

Наконец, далеко не однозначен выбор объекта затрат в модели – различные методики расчета ССВ в качестве такового предлагают информационную систему, рабочее место и сервис информационной службы. Все эти факторы заставляют считать модель ССВ весьма дискуссионной и неоднозначной.

Основное преимущество модели ССВ по сравнению с другими методиками учета состоит в выявлении и анализе скрытых затрат. В модели ССВ затраты распределяются по двум основным категориям:

1. Прямые, то есть бюджетируемые затраты включают в себя:

• капитальные затраты на приобретение оборудования и ПО;
• затраты на управление информационной службой (ИС);
• затраты на поддержку и разработку информационных систем;
• затраты на услуги аутсорсинга;
• затраты на закупку расходных материалов;
• обучение персонала и сотрудников ИС.

Измерению подлежат капитальные и текущие затраты ИС, включая заработную плату. Также надлежит учитывать затраты ИС структурных подразделений и персонала, предоставляющих организации информационное обслуживание и решения.

2. Косвенные, то есть небюджетируемые затраты включают в себя:

• потери от простоев пользователей;
• потери и затраты, связанные с самоподдержкой пользователей, то есть с решением самими пользователями проблем, находящихся в компетенции ИС.

Косвенные затраты фактически измеряют эффективность капитала и менеджмента ИС в предоставлении ожидаемых услуг для конечных пользователей. Если менеджмент и решения ИС эффективны, пользователи с меньшей вероятностью обременены само- и взаимоподдержкой, равно как и простоями рабочих мест. Если менеджмент и решения ИС неэффективны, пользователи, как правило, тратят больше времени на само- и взаимоподдержку, а простои рабочих мест возрастают. В большинстве организаций эти издержки обычно скрыты, не измеряются и не отслеживаются. Следовательно, организации могут снижать прямые издержки неэффективным способом, перенося бремя поддержки и ненадежности систем на конечных пользователей. Этот эффект невозможно измерить напрямую; более того, не всегда присутствует причинно-следственная связь, однако эффективное расходование средств на ИС может иметь положительное воздействие на производительность конечных пользователей, тогда как неэффективное расходование или сокращение бюджета могут стоить организации значительно дороже.

Рассмотрим модель совокупной стоимости владения применительно к поточным (документным) сканерам.

Являясь частью информационной системы предприятия, участки (или отдельные департаменты) по вводу и оцифровке документации предприятия так же, несомненно, подпадают под действие модели ССВ. В тех организациях, где оцифровка документов является значимым или критически важным процессом, можно описать модель ССВ отдельно для такого процесса. Разумеется, если речь идет о периодическом или разовом включении зачади оцифровки документов в общую схему документооборота, данные случаи не показательны, мы их рассматривать не будем. Рассмотрим вариант системы, где поточная оцифровка - это важный, весомый процесс.

Итак, в модели ССВ для сканеров затраты распределяются по следующим категориям:

1. Прямые (бюджетируемые) затраты:

• капитальные затраты на приобретение сканеров и ПО для работы со сканером;
• затраты на поддержку, управление и мониторинг подсистемы ввода документов (ПВД);
• затраты на закупку расходных материалов;
• обучение операторов сканирования.

2. Косвенные (небюджетируемые) затраты:

• потери от простоев пользователей, связанных с поломкой оборудования;
• потери и затраты, связанные с самоподдержкой пользователей, то есть с решением самими пользователями проблем в пределах ПВД. Данные потери существенно зависят от квалификации оператора сканирования и надлежащего выполнения оператором всех регламентных процедур по текущему обслуживанию сканера.

Многие владельца бизнеса, начальники департаментов ИТ и прочие руководящие сотрудники не всегда в полной мере осознают и определяют зону ответственности оператора сканирования. Многим не известен тот факт, что сканер необходимо ежедневно чистить, а в случае больших высокоскоростных систем - чистка должна проводиться несколько раз за рабочий день. Подавляющее большинство рутинных процедур по чистке и профилактике сканера производители возлагают на пользователя. Информация о том, как и чем правильно чистить сканер, как правило, - изложена в руководстве пользователя. Данный факт сам по себе определяет в чьей сфере ответственности должны находиться упомянутые процедуры.

Зачастую, не выполнение регламентных процедур пользователем приводит к преждевременным выходам сканера из строя и восстановление работоспособности участка сканирования, таким образом, занимает продолжительное время и осложняется дополнительными затратами, которых можно было бы избежать при правильной эксплуатации сканера и регулярном выполнении чистки.

Итак, мы уяснили, что надлежащая эксплуатация сканера включает регламентные процедуры, выполняемые пользователем (регулярная чистка) и важность этих процедур невозможно переоценить.

Таким образом, объяснив оператору сканирования эту истину и обучив его выполнению регламентных процедур мы минимизируем косвенные затраты в модели ССВ, зависящие от пользователя.

Полная минимизация косвенных расходов для критически важных ПВД достигается организацией сервисного обслуживания сканеров. Особенно это актуально в случае парка сканеров.

Наиболее эффективный метод - заключение сервисного контракта с авторизованным сервис-центром или непосредственно с вендором. Многие производители имеют готовые программы расширения гарантийных обязательств  и после-гарантийные программы обслуживания, транслируемые через дистрибуторов продукции. Подобный сервисный контракт может включать:

• превентивные визиты специалиста для оценки состояния оборудования и профилактических мероприятий;
• консультации по техническим вопросам и оперативное реагирование на обращение клиента;
• профессиональное обучение оператора сканирование;
• выезд инженера на объект заказчика для оперативного ремонта, в случае выхода сканера из строя;
• услуги курьерской доставки оборудования в сервисный центр и обратно. Промышленные сканеры довольно громоздкие, тяжелые и в то же время хрупкие изделия, поэтому их перемещение само по себе задача не тривиальная;
• наличие подменного сканера, который оперативно доставляется заказчику в замен вышедшего из строя на время ремонта.

Таким образом, заключая сервисный контракт с поставщиком или авторизованным сервисным центром, а так же квалифицированно обучая оператора сканирования мы, фактически, переносим косвенные затраты ПВД в прямые бюджетируемые затраты. Такая оптимизация существенно повышает надежность и стабильность работы ПВД системы предприятия в целом.

Перечислим, с учетом вышесказанного, статьи расходов на ПВД. Обратим еще раз внимание - это прямые (бюджетируемые) затраты:

• затраты на приобретение сканеров и ПО для работы со сканером;
• затраты на сервисный контракт по сканерам, включающий запуск системы и обучение персонала;
• затраты на закупку расходных материалов;
• затраты на поддержку, управление и мониторинг (ПВД) - фактически это заработная плата локального системного администратора.

Итог оптимизации очевиден. Система стала более стабильной и предсказуемой.

В следующей части статьи мы рассмотрим варианты оптимизации получившегося в итоге списка бюджетируемых затрат.

©2016 Smirnov A.V. Staten